Transfernachweis (TrN) GPM IPMA Level D

Erstellung, Aufbau und Bewertung

Zielstellung des TrN

Mit dem Transfernachweis verifiziert der Kandidat die Kompetenz, Projektmanagement-Wissen in Projektmanagement-Praxis umzusetzen.

Der Transfernachweis ist eine aus ‚eigener Anschauung’ vom Kandidaten erstellte schriftliche Darstellung eines realen oder fiktiven Projektes.

Anforderungen (nach GPM / PM-ZERT)

Die GPM hat sehr konkrete Anforderungen bezüglich des Transfernachweises aufgestellt.

Der Transfernachweis ist ein eigenständiger Prüfungsteil im Zertifizierungsverfahren für IPMA Level D und ist zur mündlichen Prüfung als ausgedrucktes Exemplar mitzubringen.

Der Transfernachweis ist grundsätzlich in Einzelarbeit von jedem Kandidaten zu erstellen. In besonderen Fällen kann Paar- oder Gruppenarbeit sinnvoll und gestattet sein.

Der TrN ist nach den Vorgaben der jeweils aktuellen Anleitung der GPM (Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement) anzufertigen („Anleitung zum Transfernachweis Z08 NCB 3.0“). Vor Beginn der Arbeit am Transfernachweis ist es dringend angeraten, darauf zu achten, dass als Grundlage die aktuell gültige Version der „Anleitung zum Transfernachweis Z08 NCB 3.0“ der GPM genutzt wird.

Folgende Formfaktoren müssen eingehalten werden:

  • Papierformat: DIN A4 hoch (für Grafiken (nicht Tabellen) in Ausnahmen Querformat),
  • Aufbau: in Form der der vorgegebenen Gliederung nach Abschnitt 6 „Anleitung zum Transfernachweis Z08 NCB 3.0“,
  • Abkürzungen und Begriffe: ein Abkürzungsverzeichnis/Glossar (alphabetisch aufgelistet und verständlich erläutert) muss enthalten sein,
  • Abbildungen, Anlagen und verwendete Quellen: Verzeichnisse (jeweils einzeln) müssen enthalten sein,
  • Definitionen und Beschreibungen: mit eigenen Worten zu formulieren (Kopien sind zu kennzeichnen und mit Quellenhinweis zu versehen),
  • Fußzeile: bestehend aus Dateinamen, Seitennummer und Version der Arbeit muss enthalten sein,
  • Kapitel und Unterkapitel, Anhänge und Beispiele: sind durch Lesezeichen (Bookmarks) zu kennzeichnen (Anmerkung zur Erstellung eines PDF-Dokuments mit Lesezeichen: zur Erstellung von PDF-Dateien sind Tools verfügbar, die aus einer MS-Word-Gliederung auf Kapitelebene automatisch die jeweiligen Lesezeichen erstellen),
  • Deckblatt: verwendete Versionsnummer von „Anleitung zum Transfernachweis Z08 NCB 3.0“ muss ersichtlich sein (,um entsprechende Bewertungskriterien berücksichtigen zu können),
  • Dateinamen: muss die Prüfungsnummer, den Namen des Kandidaten (bei Paar- oder Gruppenarbeiten die Namen aller beteiligten Kandidaten) enthalten (z.B. 09-101_Mueller-Hugo.pdf),
  • Gesamtumfang: maximal 60 Seiten (inkl. Anlagen), PDF-Datei (eine Datei mit allen Anlagen) maximal 7 MB.

Transfernachweise, die den Gestaltungsregeln der jeweils aktuellen „Anleitung zum Transfernachweis Z08 NCB 3.0“ nicht entsprechen, können zurückgewiesen werden.

Der Transfernachweis muss spätestens 14 Kalendertage vor dem Zertifizierungstermin als PDF-Datei eingereicht werden. Der Eingang ist Voraussetzung für die Zulassung zur schriftlichen Prüfung.

Die Abgabe des Transfernachweises erfolgt entweder

  • durch Upload der PDF-Datei (bei Gruppenarbeiten nur ein Upload für die Gruppe; als Eingangsdatum gilt das Upload-Datum; Absender erhält als Nachweis der Abgabe automatisch eine E-Mail mit Angabe der Upload-Daten) oder
  • alternativ in 3-facher Ausfertigung elektronisch (3 CDs) (Nachweis ist der Poststempel des Einlieferungstages).

Die Bewertung eines Transfernachweises richtet sich immer nach der jeweils gültigen Version der „Anleitung zum Transfernachweis Z08 NCB 3.0“.

Der Transfernachweis besteht aus 10 Abschnitten (Projektmanagement-Elementen), welche mit jeweils maximal 12 Punkten bewertet werden können (ergibt maximal 120 Punkte). Die PM-Elemente gliedern sich ihrerseits in Subelemente, die innerhalb der PM-Elemente entsprechend der Bearbeitungsqualität mit jeweils bis zu 6 Punkten bewertet werden (Bonuspunkte werden je Subelement vergeben, jedoch können nicht mehr als 6 Punkte je Subelement erzielt werden).

Zwei Assessoren bewerten unabhängig voneinander auf Subelemente-Basis. Die Addition der Einzelergebnisse der Assessoren ergibt das Gesamtergebnis des Transfernachweises.

Als Bewertungsmaßstab wird die Qualität des Grads des Wissenstransfers je Subelement beurteilt nach:

  • theoretische Erläuterungen,
  • inhaltlich-methodische Fehler und
  • Vollständigkeit, Verständlichkeit und Einprägsamkeit der Grafik.

Bei Erreichen von mindestens 50% der Maximalpunktzahl ist der TrN bestanden.

Gliederung / Inhalte (nach GPM / PM-ZERT)

Für den Transfernachweis werden Gliederung und inhaltliche Anforderungen durch „Anleitung zum Transfernachweis Z08 NCB 3.0“ verbindlich vorgegeben. Diese Vorgaben dienen zur Selbstkontrolle auf Vollständigkeit und Qualität der Arbeit.

1.1 Projektbeschreibung

  • Steckbrief = 1-seitige Kurzdarstellung (Management Summary) mit stichwortartigen Angaben zu Inhalt, Zweck, Projektleiter, Ziele, vertraglich fixierte Meilensteine, Dauer, Budget, Risiken (als Formular/Formblatt; Hinweis: Der Steckbrief zeigt den Stand am Ende der Definitionsphase/Projektbeauftragung.)
  • Angaben zu eigener Rolle (der Autoren) im Projekt, Angaben zu Auftraggeber bzw. Kunde, eigenes Unternehmen und Projektkontext (als strukturierter Text).

1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie

  • Zielformulierung, Zielart (z.B. nach Ergebnis- und Vorgehenszielen, und/oder nach Leistungs-, Termin- und Kosten- Zielen), Nennung oder bewusster Ausschluss von sozialen Zielen, Kategorisierung der Einzelziele nach muss, soll, kann mit anschließender Erläuterung der Priorisierung (z.B. Konsequenz bei erkennbarer Nichterreichung). Messkriterium (es muss erkennbar sein, wie jedes Ziel gemessen bzw. überprüft werden kann) (als Tabelle). Eine Abgrenzung zu den Nichtzielen kann hilfreich sein.
  • Darstellung einer Zielhierarchie (= hierarchische Darstellung aller Ziele der Zieltabelle) (als Grafik Baumstruktur; Hinweis: Zielhierarchie muss in top/down Richtung erfolgen).
  • Nennung der möglichen Zielbeziehungen allgemein und Darstellung von 3 unterschiedlichen Zielbeziehungen aus dem beschriebenen Projekt (als strukturierter Text).
  • Bonus: Darstellung der Zielverträglichkeit in einer Matrix

NCB-Elemente:
1.03 Projektanforderung und Projektziele
1.10 Leistungsumfang und Lieferobjekte (Deliverables)

2.1 Projektumfeld, Umfeldfaktoren

  • Grafische Darstellung des Projektumfeldes. Erfassen der relevanten projektbezogenen Einflussfaktoren, gegliedert nach sachlichen und sozialen Faktoren. Klassifizierung z.B. nach intern und extern oder direkt und indirekt (als Grafik als zweckmäßiges Schaubild).
  • Beschreiben und Bewerten der Schnittstellen zwischen Projekt und sachlichem Projektumfeld. Kennzeichnung von Maßnahmen oder Risiken, die sich aus den Faktoren ergeben (als Tabelle).

2.2 Stakeholder (Interested Parties)

  • Beschreibung der Stakeholder-Interessen (z.B. Erwartungen und Befürchtungen), Bewertung der Stakeholder-Interessen (z.B. Macht/Einfluss, Betroffenheit, Konfliktpotential und Einstellung) sowie geeignete Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung (als Tabelle; Hinweis: Stakeholder möglichst als einzelne Personen, nur in Ausnahmen als Gruppen).
  • Bonus: Die Darstellung in einem Portfolio mit Quadranten-Strategien oder beabsichtigte Wirkungsrichtung der Maßnahmen.

NCB-Element:
1.02 Interessierte Parteien

3.1 Erfassung, Klassifizierung und Beschreibung der Risiken

  • Risikoformulierung und Risikoursachen (müssen jeweils konkret beschrieben sein), Risiko-Art nach Ursache (z.B. technische, terminliche, wirtschaftliche, politische und Ressourcen-Risiken) (als Tabelle). Angaben zur Ermittlung/Erarbeitung der Risiken.

3.2 Quantitative Bewertung der Risiken und Maßnahmen zur Risikobegegnung

  • Erstbewertung der Risiken nach Eintrittswahrscheinlichkeit und nach Auswirkungen (Schaden, monetärer Wert), Risikowert je Risiko, Beschreibung von präventiven und korrektiven Maßnahmen, Kosten der Maßnahmen. Bewertung des gesamten Projektrisikos im Verhältnis zum Projektbudget. Anschließende Neubewertung der Risiken betreffend Entscheidung zur Umsetzung der Maßnahmen (als Tabelle).
  • Bonus: Grafische Darstellung der Risiken in einem Portfolio oder einem Koordinatensystem, Ermittlung des Risiko-Budgets.

NCB-Element:
1.04 Risiko und Chancen

4.1 Organisationsform des Projektes

  • Kurze Beschreibung der möglichen Projektorganisationsformen und Begründung für die gewählte Projektorganisation für das beschriebene Projekt. Grafische Darstellung der gewählten Projektorganisation mit Einbindung in die Stammorganisation (als Grafik Organigramm). Kurze Funktionsbeschreibung der Beteiligten (Rollenbeschreibungen mit Aufgaben, Befugnisse (Kompetenzen), Verantwortung).

4.2 Kommunikation

  • Erklärung der Kommunikation im Projektteam auf der Sach- und Beziehungsebene an einem Modell (z.B. Eisberg, 4-Ohren, Johari o.ä.) (als Grafik als zweckmäßiges Schaubild / strukturierter Text)
  • Regelung der Kommunikation im Projektteam (Regelkommunikation) (als strukturierter Text)
  • Darstellung einer Kommunikationsmatrix (projektbezogen, für alle Stakeholder) (als Tabelle).

NCB-Elemente:
1.06 Projektorganisation
1.18 Kommunikation

5.1 Beschreibung der Projektphasen und der Meilensteine

  • Kurze Begründung zur Herkunft, bzw. Festlegung der Phasen (z.B. PM-Handbuch der Firma, Branchenstandard, passendes Vorgehensmodell der zugrundeliegenden Projektart, etc.) Beschreibung jeder Phase: warum wird die Phase benötigt/welches Ziel ist zum Ende der Phase erreicht. Festlegung einer groben Dauer für die grafische Darstellung (als Tabelle / strukturierter Text)
  • Tabellarische Beschreibung der Meilensteine (als Tabelle).

5.2 Veranschaulichung der Projektphasen

  • Grafische Darstellung der Phasen als Balken inklusive der Meilensteine über eine Zeitachse (als Grafik als zweckmäßiges Schaubild)
  • Bonus: Darstellung des groben Aufwands über die Zeitachse.

NCB-Element:
1.11 Projektphasen, (Ablauf und Termine)

6.1 Darstellung und Codierung des PSP

  • Grafische und tabellarische Darstellung des PSP (bei großen Projekten Wahl einer geringeren Detaillierung), mit PM-Aufgaben als Arbeitspakete und Codierung auf Basis der Projektnummer (inkl. Wurzelelement) (als Grafik als Baumstruktur und Tabelle). Begründung der gewählten Orientierung/Art der Gliederung.

6.2 Arbeitspaketbeschreibung

  • Beschreibung von 2 Arbeitspaketen des PSP (nicht PM-Aufgaben) (als Formular, Formblatt).

NCB-Element:
1.09 Projektstrukturen

7.1 Vorgangsliste

  • Auflisten der Arbeitspakete oder/und Vorgänge einschließlich der Meilensteine des Phasenplans mit Angabe der jeweils ermittelten Dauer und der Anordnungsbeziehungen (Art, Zeitabstand) (als Tabelle); die PSP-Struktur muss erkennbar sein. Hinweis: Die Vorgangsliste enthält keine Teilaufgaben mit Dauern und keine erst später berechneten Termine. Zur Gliederung können Teilaufgaben ohne Dauern genutzt werden.

7.2 Vernetzter Balkenplan und berechneter Netzplan

  • Darstellung eines grafischen Ablaufplans in Form eines vernetzten Balkenplans und eines berechneten Netzplans (mit Angabe der Art der Anordnungsbeziehungen) (als Grafik als Gantt Chart / Grafik als Netzplan); die grafische Umsetzung der Vorgangsliste sowie der kritische Pfad müssen erkennbar sein.

NCB-Element:
1.11 (Projektphasen,) Ablauf und Termine

8.1 Einsatzmittelbedarf / Einsatzmittelplan

  • Beschreibung der Art der benötigten Einsatzmittel und deren Verfügbarkeit (bei Personal mit Hinweis auf die Qualifikation, bei Sachmitteln mit entsprechender Spezifikation) (als Tabelle).
  • Tabellarische Darstellung des EM-Bedarfs sowie Erstellung eines Einsatzmittelplanes auf Ebene der Arbeitspakete/Vorgänge. Der Einsatzmittelplan gezeigt am Beispiel einer Ressource ist ausreichend (als Tabelle).
  • Bonus: Grafische Darstellung eines Einsatzmittelplanes für ein kritisches Einsatzmittel (Einsatzmittelganglinie) und Abgleich mit Verfügbarkeit (Grafik als zweckmäßiges Schaubild).

8.2 Projektkosten

  • Tabellarische Darstellung des Kostenanfalls (z.B. monetäre Bewertung des Einsatzmittelbedarfs auf Basis des Einsatzmittelplans) mit Erläuterung der Kostenberechnung (als Tabelle).
  • Grafische Darstellung als Kostenganglinie und Kostensummenlinie des Projektes über der Zeitachse unter Verwendung des gleichen Zeitmaßstabs (Grafik als Kurve (Gang- /Summenlinie)).

NCB-Elemente:
1.12 Ressourcen
1.13 Kosten und Finanzmittel

9.1 Kreativität
(NCB-Element: 2.07 Kreativität)

9.2 Verhandlungsführung
(NCB-Element: 2.11 Verhandlungsführung)

9.3 Konflikte und Krisen
(NCB-Element: 2.12 Konflikte und Krisen)

9.4 Ergebnisorientierung
(NCB-Element: 2.08 Ergebnisorientierung)

Freie Auswahl von 2 Themen bei freier Gestaltung des Inhalts. Beschreibung eines Fallbeispiels (strukturierter Text / Grafik als zweckmäßiges Schaubild):

  • Kurze Darstellung der Theorie mit eigenen Worten,
  • Darstellung eines erlebten Beispiels,
  • Transfer der Theorie auf das Beispiel und Erkenntnisse daraus und
  • Vorschläge für besseres Verhalten.

Der Umfang je Thema sollte 3 Seiten nicht überschreiten.

10.1 Beschaffung und Verträge
(NCB-Element: 1.14 Beschaffung und Verträge)

10.2 Qualitätsmanagement
(NCB-Element: 1.05 Qualität)

10.3 Konfiguration und Änderungen
(NCB-Element: 1.15 Änderungen)

10.4 Projektstart, Projektende
(NCB-Element: 1.19 Projektstart, 1.20 Projektabschluss)

10.5 Berichtswesen, Projektdokumentation
(NCB-Element: 1.17 (Information und) Dokumentation, 1.16 (Überwachung und Steuerung,) Berichtswesen)

Freie Auswahl von 1 Thema bei freier Gestaltung des Inhalts. Erwartet werden Aussagen zu erlebten oder fiktiven Situationen aus dem Bereich des Wahlthemas. Ausführung:

  • Kurze Darstellung der Situation und der theoretischen Grundlagen dazu mit eigenen Worten
  • Transfer auf die erlebte/fiktive Situation mit Darlegung wesentlicher Erkenntnisse
  • Vorschläge für Verbesserungsmöglichkeiten

Hinweis: Die Wiedergabe firmeninterner Regelungen ohne projektbezogenen Transfer ist nicht ausreichend.

11.1 Abkürzungsverzeichnis

11.2 Glossar

11.3 Abbildungsverzeichnis

12.1 Anlagenverzeichnis

12.2-n Anlagen

Die Kapitel 11 und 12 enthalten keine PM-Elemente. Sie sind auf die formalen Anforderungen an den Transfernachweis bezogen.

Anlagen sollten nur dann verwendet werden, wenn das im jeweiligen Kapitel gezeigte Ergebnis lediglich ein Ausschnitt aus dem hier gezeigten Ganzen enthält.

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