Ressourcen (Technisches Kompetenzelement 1.12)

Ressourcen-Management

Das Ressourcen-Management befasst sich mit der im Projekt sehr wichtigen Aufgabe, vorhandene Ressourcen zu erfassen und diese dann über die Zeit optimal einzusetzen. Dabei ist eine mögliche Auslastung richtig anzusetzen, entstehende Bedarfe vernünftig zuzuordnen und im Verlauf von Projekten angemessen zu steuern.
Foto: “Precious Resource” von gfpeck lizensiert unter CC BY-ND 2.0

Ressourcen (auch Einsatzmittel)

Unter den Ressourcen (auch synonym als Einsatzmittel bezeichnet) versteht man beim Projektmanagement

  • Personal (mit entsprechender Qualifikation, Leistungsfähigkeit, Erfahrung) und
  • Sachmittel
    • Material, Hilfsstoffe,
    • Anlagen / Maschinen / Werkzeuge,
    • Infrastruktur,
welche für die Durchführung des Projekts (mit seinen Teilaufgaben, Arbeitspaketen und Zielen) notwendig sind.

Ressourcen-Management

Ressourcen-Management kann definiert werden als das Planen, Überwachen und Steuern aller Ressourcen im Unternehmen zum Zwecke der Zielerreichung.

Im Kern bedeutet dies, alle vorhandenen Ressourcen in einem Unternehmen termingerecht zu disponieren. Es dient dazu, eine vollständige, richtige, aktuelle und jederzeit abrufbare Information über den Bestand und die Auslastung von Ressourcen zu haben.

Die Ressourcen-Auslastung bezeichnet den Grad der Inanspruchnahme von Ressourcen. Die Möglichen Zustände der Auslastung können sein:

  • Überdeckung (auch Unterlastung): Situation, in der der Ressourcen-Bestand höher als der Ressourcen-Bedarf ist.
  • Unterdeckung (auch Überlastung): Situation, in der der Ressourcen-Bestand niedriger als der Ressourcen-Bedarf ist.
  • komplette Ressourcen-Auslastung: Situation, in der der Ressourcen-Bestand genau dem Ressourcen-Bedarf entspricht.
Die Teilaufgaben des Ressourcen-Managements sind
  • Ressourcen-Bestandsermittlung,
  • Ressourcen-Bedarfsermittlung und
  • Ressourcen-Planung.

Ressourcen-Bedarfsermittlung

Zu Beginn der Ressourcen-Bedarfsermittlung steht der für das Projekt – heruntergebrochen in Teilaufgaben, Arbeitspakete und Vorgänge – notwendige Ressourcen-Aufwand. Der Ressourcen-Aufwand - als Beschreibung des Gesamtverbrauchs einer Einsatzmittel-Art (ohne die zeitliche Lage zu berücksichtigen) – ergibt sich aus den Aufwandsabschätzungen bei der Erstellung des Projektstrukturplans (PSP) bzw. des Ablauf- und Terminplans.

Hieraus wird abgeleitet, wie sich der Ressourcen-Bedarf - als Beschreibung der erforderlichen Menge einer Einsatzmittel-Art inklusive der zeitlichen Lage der Nutzung - für die Bearbeitung der einzelnen Vorgänge nach Personal (mit Qualifikation und Erfahrung) und Sachmitteln (mit Qualität und Menge) darstellt.

Aufwandsabschätzungen

Aufwandsabschätzungen lassen sich grob in zwei Kategorien einteilen, der ‚frühen’ und der ‚späten’ Aufwandsabschätzung.

‚Frühe’ Aufwandsabschätzung
Bei der ‚frühen’ Aufwandsabschätzung ist die Planung für das Projekt noch nicht so weit, dass ein PSP existiert und somit noch keine belastbare Basis für die Aufwandsabschätzung vorhanden ist. In solch einem Fall werden im Allgemeinen zwei Typen von Methoden angewendet:
  • Methoden ohne Aufwandeinflussfaktoren
    • Expertenbefragungen,
    • Delphi-Methode,
    • Schätzklausuren,
    • Analogiemethoden,
    • Prozentsatzmethoden
  • Methoden mit Aufwandeinflussfaktoren (analytische Methoden)
    • Parametrische Schätzungsgleichungen (Function-Point-Methode, COCOMO),
    • Kennziffern-Methode,
    • Kostendatenbanken.

‚Späte’ Aufwandsabschätzung
Bei einer ‚späten’ Aufwandschätzung liegt der PSP bereits vor, so dass dieser als Basis der Schätzung genutzt werden kann. Hierbei spricht man von einer ingenieurmäßigen Schätzung, die durch Aggregation der Schätzungen der einzelnen Arbeitspakete ermittelt wird.

Ressourcen-Bestandsermittlung

Das Ziel der Ressourcen-Bestandsermittlung, ist die zuverlässige Bereitstellung von Plandaten, so dass die Anforderungen von Projektleitern (richtige Qualifikation, richtige Zeit, richtiger Ort, erforderliche Anzahl) passgenau erfüllt werden können.

Zeitorientiert:
Ressourcen-Bestand bezeichnet den (zeitlich abhängigen) Höchstbestand (oder Summe) der Einsatzmittel einer Einsatzmittel-Art. Dieser wir auch Einsatzmittel-Bestandsgrenze genannt. Bei der Bestandsermittlung geht es darum, den Bestand an Ressourcen bzw. Ressourcen-Arten in einem Unternehmen zu erfassen. Zu unterscheiden ist hier nach der Grundkapazität und der freien Kapazität.

Die Grundkapazität gibt an, in welchem Umfang eine Ressourcen-Art dem Unternehmen als Gesamtheit zur Verfügung steht. Als Brutto-Kapazität bezeichnet man dabei den zeitabhängigen Ist-Bestand (unter Berücksichtigung von Zu- und Abgängen) abzüglich von Feiertagen und Wochenenden (im Falle einer 5-Arbeitstage-Woche). Nach weiterem Abzug von Abwesenheiten (Urlauben und Krankheitstagen) ergibt sich daraus die Netto-Kapazität. Weiterhin sind von der Netto-Kapazität noch abzuziehen Weiterbildungen, feste Termine sowie andere Grundlasten (z.B. Besprechungen, Administration), um auf die für Projekte verfügbare Kapazität einer Ressource zu kommen.

Die zeitlich abhängige freie Kapazität einer Ressource ist schlussendlich die von der verfügbaren Kapazität noch nicht eingeplante (z.B. für andere Projekte) Kapazität. Ein häufiger Fehler bei der zeitorientierten Bestandsermittlung ist der, dass Mitarbeiter mit zu hohen Kapazitäten (z.B. 100% der Netto-Kapazität oder noch schlimmer 100% der Brutto-Kapazität) eingeplant werden und es hierbei zu Überlastungen und/oder Terminüberschreitungen kommt.

Qualifikationsorientiert:
Eine qualifikationsorientierte Bestandsermittlung nimmt die Qualifikation der Ressource sowie die Erfahrung und Eignung auf. Hierbei ist es jedoch sehr schwierig, eine Gruppierung nach gleicher Qualifikation und Erfahrung durchzuführen, um Gruppen von Ressourcen-Arten zu bilden. Dies kann unter Umständen dazu führen, dass eine personenindividuelle Bestandsführung vorzunehmen ist.

Ressourcen-Planung

Als Ressourcen-Planung wird das Festlegen von Einsatzmitteln einer Einsatzmittel-Art für Vorgänge, Arbeitspakete, Teilaufgaben oder Projekt bezeichnet. Die Ressourcen-Planung ermöglicht eine frühzeitige Engpasserkennung, gewährleistet Termintreue und trägt zur Kostenreduktion und Kundenzufriedenheit bei.

Sie befasst sich grundlegend mit den Entscheidungen über
  • Ressourcen: wer führt durch bzw. womit wird durchgeführt,
  • Projekt: was wird durchgeführt und
  • Zeit: wann wird durchgeführt.

Die Herausforderung bei der Ressourcen-Planung besteht darin, die beiden Dimensionen Linien-Sicht und Projektleiter-Sicht auf vorhandene Ressourcen in Einklang zu bekommen.

Linien-Sicht
Unter Linien-Sicht ist die Sicht der Linienorganisation (also der Abteilungsleiter) auf die eigenen Ressourcen zu verstehen. Ein Abteilungsleiter zielt darauf ab, seine Ressourcen möglichst gleichmäßig auszulasten und eine Ressourcen-Planung für eigene Ressourcen innerhalb der eigenen Abteilung als Abteilungsaufgabe selbst durchzuführen. Ebenso ist ein Abteilungsleiter / eine Abteilung daran interessiert, eigene Projekte voranzubringen und so das Ansehen und die Macht der Abteilung im Unternehmen zu stärken.

Projektleiter-Sicht
Das größte Interesse des Projektleiters ist es, den Erfolg seines Projekts zu gewährleisten und Vorgaben zu Terminen und Kosten einzuhalten. Hierfür versucht er durchzusetzen, die benötigten Ressourcen zu erhalten:
  • mit der richtigen Qualifikation
  • in der richtigen Menge
  • zur rechten Zeit
  • am rechten Ort.

Einlasten der Einsatzmittel für das Projekt

Durch das Einlasten der Einsatzmittel im Projekt werden die Einsatzmittel-Bedarfe den freien Kapazitäten der Einsatzmittel zugeordnet. Hierbei werden neben dem schon in der Ablauf- und Terminplanung genutzten Unternehmenskalender auch die individuellen Kalender der Ressourcen mitberücksichtigt.

Das Ergebnis des Einlastens kann dazu führen, dass die Bedarfe die freie Kapazität eines Mitarbeiters innerhalb des Projekts überschreiten, es somit zu einer Überlastungssituation kommt. Um eine Überlastungssituation zu beheben, wird ein Kapazitätsabgleich durchgeführt. Hierzu werden Aufgaben / Vorgänge durch

  • Verschieben,
  • Teilen (Splitten),
  • Strecken oder
  • Stauchen

umgeplant, so dass die Überlastung nicht mehr eintritt.

Zu unterscheiden ist hierbei zwischen ‚hartem’ und ‚weichem’ Kapazitätsabgleich. Während beim ‚weichen’ Kapazitätsabgleich eine Änderung innerhalb der verfügbaren Pufferzeiten möglich ist, somit also Kosten und Termine weiterhin gehalten werden können, wird beim ‚harten’ Kapazitätsabgleich eines der beiden Ziele nicht mehr gehalten. Hier ist entweder eine Kostenerhöhung (z.B. durch Kapazitätserhöhung), um weiterhin die Termintreue zu halten oder aber eine Terminverschiebung, um die Kostentreue zu halten, notwendig.

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