Projektziele II (Technisches Kompetenzelement 1.03)

Zielfunktionen, Zielsystem und Zielbeziehungen

Das Festlegen von Zielen für ein Projekt ist natürlich nicht Selbstzweck. Ziele festzulegen hat für ein Projekt verschiedene Funktionen, die durch das Festlegen von Zielen erreicht werden sollen. Aus den definierten Zielen ergibt sich ein Zielsystem, in dem Ziele zueinander in Beziehung stehen.

Foto: “Game - Confrontation” von Hartwig HKD lizensiert unter CC BY-ND 2.0

Zielfunktionen

Ziele in einem Projekt sind entscheidend, da durch das Definieren von Zielen erst die inhaltliche Arbeit im Projekt festgelegt und im Nachgang auch eine Erfolgskontrolle durchgeführt werden kann. Weiterhin dienen Ziele aber auch der reibungslosen Zusammenarbeit im Projekt.

Ziele werden festgelegt, um beurteilen – also kontrollieren - zu können, ob der Zweck des Projekts erfüllt wird (während des Projekts) oder erfüllt wurde (nach Abschluss des Projekts).

Von der Kontrolle bzw. überhaupt der Kontrollmöglichkeit durch das Vorhandensein von definierten Zielen hängt häufig die Beurteilung eines Projekterfolgs bzw. der Bezahlung ab.

Wichtig ist es, den Projektmitarbeitern eine Orientierung an die Hand zu geben. Durch die Definition von Zielen wird so schon zu Beginn eines Projekts die Information vermittelt, ‚wohin die Reise gehen soll’.

Ebenso helfen Ziele auch während eines Projekts immer wieder eine Hilfestellung zu geben, an der man sich bei der Bearbeitung der einzelnen Tätigkeiten und Aufgaben orientieren kann, um das Gesamtbild nicht aus dem Blick zu verlieren.

Das Fehlen von Zielen als Ungewissheit, was der Zweck von Tätigkeiten und Aufgaben bei der Mitarbeit an einem Projekt sein soll, demotiviert.

Sind jedoch konkrete Ziele definiert, kennen Projektmitarbeiter sowohl die einzelnen als auch die gemeinsamen Ziele. Diese Kenntnis, was man in dem Projekt erreichen möchte, führt zu einer Motivation der Mitarbeiter.

Die Zusammensetzung einer Projektgruppe aus Personen aus unterschiedlichen Disziplinen und Bereichen stellt eine Herausforderung für eine reibungslose Zusammenarbeit dar.

Werden Ziele entsprechend formuliert, können diese eine Begeisterung für die Zielerreichung bei den Projektmitarbeitern erzeugen und so die Identifikation der Einzelnen für das Projekt – also das ‚Wir-Gefühl’ – herstellen.

Insbesondere bei größeren Projekten sind viele Akteure an der Bearbeitung eines Projekts beteiligt. Daher ist es notwendig, die einzelnen Tätigkeiten zu koordinieren.

Hierbei bieten festgelegte Ziele eine gute Hilfestellung, da sie einerseits einzelnen Projektgruppen zugeordnet werden können und andererseits auch eine Möglichkeit bieten, den Abschluss von Teilaufgaben und eine Übergabe von Teilergebnissen konkret zu bestimmen und festzustellen.

Im Verlauf eines jeden Projekts sind Entscheidungen zu treffen. Es muss jeweils zwischen unterschiedlichen Alternativen ausgewählt werden.

Das Vorhandensein von Zielen hilft, diese Auswahl im Sinne der Projektzielerfüllung sinnvoll (Verwerfen von schlechten Alternativen) und effizient (keine lange Diskussion, da immer die Konsequenz auf Projektziele untersucht wird) durchzuführen.

Zielsystem

In einem Projekt gibt es nicht nur ein einzelnes Ziel. Die Verfolgung von mehr als nur einem Ziel in einem Projekt führt dazu, dass von einem Zielbündel gesprochen wird, also einem Bündel gleichzeitig zu verfolgender Ziele. Die definierten Ziele stehen immer in einer Beziehung zueinander. Entsprechend bezeichnet man die Struktur von Zielen und deren Beziehungen zueinander als Zielsystem des Projekts.

Zielbeziehungen (Grad der Verträglichkeit)

Die Zielbeziehung wird auch als Grad der Verträglichkeit bezeichnet, da es sich bei den Beziehungen um eine Qualifikation handelt, in wie weit die einzelnen Ziele zueinander in Einklang sind bzw. sich widersprechen. Im Einzelnen wird zwischen 5 Beziehungsarten unterschieden.

Bei einer völligen Übereinstimmung von zwei Zielen handelt es sich um eine Zielidentität. Dies kann vorkommen, wenn unterschiedliche Bereiche aus der eigenen Sicht und in einer eigenen Formulierung Ziele definieren. Wird bei genauer Betrachtung festgestellt, dass zwei Ziele identisch sind, sollten diese zu einem Ziel umformuliert werden, um den Aufwand während des Projekts zu minimieren. Das Umformulieren sollte so erfolgen, dass die unterschiedlichen Bereiche sich mit dem neuen Ziel identifizieren können, die ursprünglichen identischen Ziele also durch das neue substituiert werden.
Um komplementäre Ziele handelt es sich, wenn die Erreichung eines Ziels gleichzeitig die Erreichung eines anderen Ziels fördert. Somit beeinflussen die Annäherungen der jeweiligen komplementären Ziele sich gegenseitig positiv.
Sind Ziele völlig unabhängig voneinander handelt es sich um eine neutrale Beziehung zwischen den Zielen, können also ohne Probleme gleichzeitig verfolgt werden.
Wird die die Verfolgung eines Ziels ein anderes Ziel beeinträchtigt, spricht man von Zielkonkurrenz. Diese Zielbeziehung ist die in Projekten am häufigsten vorkommende (siehe auch ‚Magisches Dreieck des Projektmanagements’).
Existieren zwei Ziele, die sich gegenseitig ausschließen, handelt es sich um eine Antinomie. Dieser Zustand muss verdeutlicht werden und der Entscheidungsebene bzw. dem Auftraggeber dargestellt werden, so dass eine Entscheidung herbeigeführt wird, eines der sich widersprechenden Ziele aufzugeben.

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