Projektstrukturplan (PSP) II (Technisches Kompetenzelement 1.09)

Vorgehen der Projektstrukturierung

Bei der Projektstrukturierung wird die Gesamtaufgabe des Projekts weiter unterteilt in Teilprojekte, Teilaufgaben und Arbeitspakete.

So entsteht der Projektstrukturplan als vollständige und systematische Gliederung der Aufgaben und Inhalte des Projekts.

Vorgehen zur Erstellung des PSP

Als Basis bei der Erstellung des Projektstrukturplans dienen ein ‚Standard-PSP’, der Phasenplan sowie die Zielhierarchie des Projekts. Unter Beteiligung des Projektteams sowie weiterer Externer (gegebenenfalls in einem Workshop) erstellt der Projektleiter den PSP.

Ebenso wie bei der Erstellung der Zielhierarchie werden hierbei Strukturierungsmethoden (Top-Down, Bottom-Up, Gegenstrom oder retrograd/progressiv) eingesetzt.

Top-Down-Methode

Wird die Top-Down-Methode eingesetzt, werden zunächst die Gliederungskriterien festgelegt. Daraus werden Strukturelemente gebildet und sukzessive zu Teilaufgaben und Arbeitspaketen heruntergebrochen.

Bottom-Up-Methode

Bei der Bottom-Up-Methode werden zunächst Einzelaufgaben gesammelt, zusammengefasst und anschließend strukturiert.

Final werden bei beiden Methoden die gefundenen Elemente angeordnet, diskutiert und schließlich wird der PSP verabschiedet.

Aufbau des PSP

Für eine graphische Darstellung des Projektstrukturplans wird eine hierarchische Baumstruktur verwendet, die sich in verschiedene Ebenen gliedert.

Jede horizontale Ebene wird nach einem in dieser Ebene einheitlichen Kriterium gegliedert. Die geschieht entweder nach Objekten (also z.B. Produkte, Teilprodukte, Einzelteile, Baugruppen des Projekts), oder nach Funktionen (also z.B. Aktivitäten, Phasen, Abteilungen des Projekts) wobei die Anordnung der einzelnen Elemente keine Aussage über zeitliche Aspekte gibt.

Vertikal ist darauf zu achten, dass die in einer Ebene verbundenen Elemente jeweils die Inhalte des vertikal verbundenen Elements der höheren Ebene vollständig abdecken und zueinander disjunkt (also inhaltlich keine Überschneidungen haben) sind. So wird sichergestellt, dass sämtliche Ziele und Leistungen des Projekts im PSP vollständig enthalten sind.

Elemente des PSP

Wurzelelement

Das Wurzelelement steht an der Spitze des PSP und stellt die Gesamtaufgabe des Projekts dar.

Teilprojekt (TP)

Optional können große Teile des Projekts als einzelnes Teilprojekt (TP) definiert werden. Diese werden so im PSP in der ersten Ebene des PS gekennzeichnet und nicht weiter heruntergebrochen sondern als Eigenständiges Projekt behandelt.

Teilaufgaben (TA)

Als Teilaufgaben werden strukturierte Zusammenfassungen von Arbeitspaketen und/oder Teilaufgaben bezeichnet. Eine Teilaufgabe hat immer mindestens eine vertikale Verbindung in eine im PSP weiter unten liegende Ebene zu Teilaufgabe(n) und/oder Arbeitspaket(en).

Arbeitspakete (AP)

Als Arbeitspaket wird die kleinste Gliederungseinheit im PSP bezeichnet, die im Projektstrukturplan nicht weiter aufgebrochen werden kann (ein AP kann dennoch im Weiteren bei der Erstellung des Ablaufplans in Vorgänge zerlegt werden). Ein Arbeitspaket ist durch eine klar definierte Aufgabe bzw. Leistung - die aus den Zielen abgeleitet ist - bestimmt.

Durch die Definition von Arbeitspaketen wird Transparenz im Projekt geschaffen. Die AP sind Grundlage dafür, dass eine Abnahme/Freigabe einer Aufgabe bzw. Leistung durchgeführt werden und eine Projektsteuerung erfolgen kann.

Anforderungen

Ein Arbeitspaket
  • ist in sich geschlossen,
  • hat eine klare abgegrenzt zu anderen AP,
  • hat genau einen Verantwortlichen,
  • ist durchführbar in einer Organisationseinheit/Abteilung/Mitarbeiter und
  • ist überschaubar.

Inhalte

Die Inhalte von Arbeitspaketen sind einerseits formaler Natur. Hier werden Projektname, PSP-Code, Projektleiter, Verantwortlicher, AP-Bezeichnung festgehalten. Andererseits werden sachlichen Inhalte festgelegt:
  • Ziel, Aktivitäten und Ergebnisse des AP,
  • Termine, Kosten und Einsatzmittel für das AP,
  • Risiken und Maßnahmen zu dem AP und
  • Vorgänger- und Nachfolger-AP.

Codierung der PSP-Elemente

Um eine Identifizierung zu ermöglichen, werden alle Elemente des Projektstrukturplans codiert. Ausgehend vom Wurzelelement, welches durch den Porjektcode versehen wird, werden die übrigen Elemente mit dem Projektcode durch eine bestimmte Codierung in Beziehung gesetzt. So wird sichergestellt, dass im Verlauf des Projekts entstehender Aufwand korrekt zugeordnet werden kann.

Für die Codierung werden zwei Methoden angewendet, die identifizierende oder die klassifizierende Codierung.

Identifizierende Codierung

Die identifizierende Codierung enthält keine weitergehende Verschlüsselung von Informationen sondern dient zur reinen Erkennung und Auffindung des jeweiligen PSP-Elements. Die drei Arten der identifizierenden Codierung sind:
  • numerisch (Zahlen) [Sonderfall: dekadisch],
    • Wurzelelement PR1 [Projektcode]
    • Ebene 1: PR1-1000, PR1-2000, PR1-3000
    • Ebene 2 (unter PR1-2000): PR1-2100, PR1-2200, PR1-2300
    • Ebene 3 (unter PR1-2300): PR1-2310, PR1-2320
  • alphabetisch (Buchstaben),
    • Wurzelelement PR1 [Projektcode]
    • Ebene 1: PR1-A, PR1-B, PR1-C
    • Ebene 2 (unter PR1-B): PR1-BA, PR1-BB, PR1-BC
    • Ebene 3 (unter PR1-BB): PR1-BBA, PR1-BBB
  • alpha-numerisch (Zahlen und Buchstaben).
    • Wurzelelement PR1 [Projektcode]
    • Ebene 1: PR1-A, PR1-B, PR1-C
    • Ebene 2 (unter PR1-B): PR1-B.1, PR1-B.2, PR1-B.3
    • Ebene 3 (unter PR1-B.2): PR1-B.2.1, PR1-B.2.2

Klassifizierende Codierung

Die klassifizierende Codierung wird auch ‚sprechende’ Codierung genannt. Hierbei werden innerhalb des Codes weitere Informationen bezüglich Zuordnung zu Objekten, Abteilungen, Produkten, etc. verschlüsselt. Diese Informationen werden in bestimmte Gruppen von Code-Stellen verschlüsselt und bedürfen innerhalb des Unternehmens einer Legende, so dass die Informationen identifiziert werden können.

Beispiel-Code: PR1-aa-bbb-cccc mit
PR1: Projektcode
aa: Ausführende Abteilung
bbb: Leistungskennziffe
cccc: laufende Nummer des Arbeitspakets

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