Projektphasen III (Technisches Kompetenzelement 1.11a)

PM-Phasen und PM-Prozesse

Während des Projekts hat das Projektmanagement selbst bestimmte Phasen und umfasst Projektmanagementprozesse, die eine wichtige Rolle innerhalb eines Projekts darstellen.

Die Aufgaben des Projektleiters bestehen darin, diese Phasen zu durchlaufen und die Prozesse durchzuführen.

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Projektmanagementphasen

Die DIN 69901 unterscheidet zwischen Projektphasen und Projektmanagementphasen, von denen die Letzteren in Projekten gleichermaßen vorhanden sind, da sie unabhängig von dem Projektgesamtziel die Prozesse der ‚Abwicklung’ eines Projekts beschreiben.

Projektmanagementphasen nach DIN 69901

Initialisierung

Die Initialisierungsphase enthält alle Tätigkeiten, die die ersten Schritte von der Projektidee zur ersten Formulierung des Projektgesamtziels und der Klärung der Voraussetzungen und Rahmenbedingungen beinhalten.

Zunächst wird die Verantwortlichkeit für die Bearbeitung innerhalb der Initialisierungsphase festgelegt und der erste Entwurf eines Phasenplans (mit oder ohne Phasenmodell als Vorlage) angefertigt. Es werden Unterlagen zusammengetragen und erstellt, die eine Vorlage zur Freigabe des Projekts darstellen.

Definition

In der Definitionsphase werden inhaltliche Konkretisierungen und formale Festlegungen durchgeführt. Hierzu gehören

  • die Detaillierung des Gesamtziels und die Erstellung der zugehörigen Zielhierarchie,
  • die Anfertigung des Phasenplans inklusive Meilensteinen,
  • eine grobe Aufwandsabschätzung,
  • die Erstellung einer Kommunikations- und Informationsstruktur.

Planung

Die Festlegungen der Definition werden in konkrete Projektmanagement-Pläne umgesetzt. Als zentrales Element wird der Projektstrukturplan erstellt. Aufbauend auf den Projektstrukturplan werden alle weiteren erforderlichen Projektplanungsdokumente angefertigt. DIN 69901 unterscheidet für das Projektmanagement 11 Prozessgruppen, für die eine Planung durchzuführen ist:

  • Ablauf und Termine
  • Änderungen
  • Information/Kommunikation/Berichtswesen/Dokumentation
  • Kosten und Finanzen
  • Organisation
  • Qualität
  • Ressourcen
  • Risiko
  • Projektstruktur
  • Verträge und Nachforderungen
  • Ziele

Steuerung

Ausgehend von den erstellten Plänen wird das Projekt durch den Projektleiter gesteuert. Mittels des Berichtswesens können Ist-Leistungen den Plan-Leistungen gegenübergestellt und im Falle von Abweichungen entsprechende Maßnahmen veranlasst werden.

Abschluss

In der Abschlussphase erfolgt eine Prüfung der erbrachten Leistungen sowie die Abnahme der Projektergebnisse. Das Projekt wird – kontrolliert – beendet.

Hierunter fallen der Projektabschlussbericht, die Nachkalkulation sowie die Dokumentation der ‚Lessons-Learned’, die als wichtiges Wissen nachfolgenden Projekten innerhalb der Stammorganisation zur Verfügung gestellt werden muss. Das Projekt wird durch einen formalen Projektabschluss beendet und die Projektorganisation aufgelöst.

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