Projektphasen I (Technisches Kompetenzelement 1.11a)

Phasen, Phasenplanung und Meilensteine

Um eine Strukturierung der Abfolge von Abschnitten in einem Projekt zu erhalten, ist die Phasenplanung der zentrale Bestandteil.

Das Projekt wird in Phasen zerlegt und durch Festlegung von Meilensteinen wird eine Erfolgsbewertung der jeweiligen Abschnitte ermöglicht. Die so durchgeführte Reduktion der Komplexität eines Projekts erleichtert die Überschaubarkeit.

Foto: “Lunar Phases” von David Warrington lizensiert unter CC BY 2.0

Phase

Die DIN 69901 definiert eine Phase als:
„Zeitlicher Abschnitt eines Projektablaufs, der sachlich gegenüber anderen Abschnitten getrennt ist“.

Phasenplanung

Die Aufteilung eines Projekts in unterschiedliche Phasen bewirkt eine Strukturierung des Projektlebenszyklus, durch die zeitlich und sachlich getrennte Einheiten – die Phasen – erstellt werden, die die Komplexität des Projekts herunterbrechen und somit überschaubarer machen. Phasen können im Projektverlauf zeitlich hintereinander – Anstoßplanung – oder zeitlich überlappend – revolvierende Planung – erfolgen.

Im Verlauf des Projekts ist der Detaillierungsgrad der Phasenbeschreibung so zu wählen, dass eine grobe Planung der Phasen für das gesamte Projekt anfänglich erstellt wird, die Detailplanung jeder Phase aber erst erfolgt, sobald man sich einer zeitnahen Phase nähert.

Beim Aufteilen des Projekts in Phasen sollten die Phasen so definiert werden, dass diese folgende Merkmale erfüllen:

  • Phasen sind zeitlich befristet und besitzen einen Start- sowie einen Ende-Zeitpunkt,
  • Für jede Phase werden Teilziele festegelegt, so dass Ergebnisse nach einer Phase feststellbar sind.
  • Für jede Phase werden Teilleistungen festgelegt, so dass Inhalte einer Phase geregelt sind.
  • Das Ende einer Phase dient als Kontrollpunkt innerhalb des Projekts. Es ist ein Phasenabschlussbericht zu erstellen.
  • Die Beendung einer Phase stellt immer einen Entscheidungspunkt dar. Hierfür wird ein Meilenstein festgelegt, von dessen Erreichung die Entscheidung abhängt, wie am Ende der jeweiligen Phase zu verfahren ist.

Meilenstein

Die DIN 69901 definiert einen Meilenstein als:
"Ereignis besonderer Bedeutung".

Die Dauer eines Meilensteins ist Null, er ist demnach ein Ereignis zu einem bestimmten Zeitpunkt. Meilensteine werden häufig zwischen zwei Phasen gelegt, befinden sich aber immer jeweils am Start sowie am Ende eines Projekts. Für die Anzahl der Meilensteine pro Projekt kann – wie für viele andere Festlegungen innerhalb eines Projekts – nur festgelegt werden: so viele wie nötig, so wenige wie möglich. Die Festlegung der Meilensteine sollte so früh wie möglich erfolgen.

Die Entscheidungen, die an dem Kontrollpunkt Meilenstein möglich sind, sind:

  • Go: Phasenfreigabe, die abgelaufene Phase ist abgeschlossen und geplanter Projektverlauf wird weitergeführt (z.B. Start einer weiteren Phase).
  • No-Go: abgelaufene Phase wird nicht freigegeben. Die Konsequenz daraus kann sein:
    • Unterbrechung: Projekt wird ‚auf Eis gelegt’,
    • Nachbesserung: es erfolgt eine Nachbesserung, um Ergebnisse der Phase zu verbessern.
    • Wiederholung: die Phase wird wiederholt
    • Zielanpassung: die für die Phase ursprünglich definierten Ziele werden abgeändert.
    • Abbruch: es erfolgt ein (geordneter) Abbruch des Projekts

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