Projektorganisation I (Technisches Kompetenzelement 1.06)

Organisation

Einleitend in dieses Kompetenzelement werden Organisation, die verschiedenen Sichtweisen darauf und die Unterscheidung in Ablauf- und Aufbauorganisation zunächst erklärt. Insbesondere gehe ich auf die unterschiedlichen Grundarten der Aufbauorganisation ein, die sich in Organigrammen niederschlagen.
Foto: “Technic Bits” von Windell Oskay lizensiert unter CC BY 2.0

Organisation

Ausgehend vom Verb organisieren, welches das Planen, Gestalten, Aufbauen und Kümmern beinhaltet, kann man auch den Begriff der Organisation verschiedenartig verstehen oder gebrauchen.

Funktional:
Auf die Funktion bezogen ist eine Organisation laut GPM/IPMA das „ganzheitliche Gestalten von Beziehungen zwischen Menschen, Aufgaben, Sachmitteln und Informationen in zweckorientierten sozialen Systemen“. Somit geht es also um Managementfunktionen, dem Planen, Steuern und überwachen.

Institutional:
Als Einrichtung gesehen ist die Organisation eine auf Dauer festgelegte Struktur (z.B. ein Unternehmen, eine Behörde), die durch feste Regelungen (also Stellen und Prozesse) sowie durch eine Führungshierarchie geprägt ist.

Instrumental:
Als Werkzeug gesehen ist die Organisation das Instrument, wie Vorgänge im Unternehmen gesteuert werden. Dies geschieht durch die

  • Aufbauorganisation – also den hierarchischen Aufbau des Unternehmens, durch den geregelt ist, welche Abteilungen und Personen bestimmte Aufgaben zu erledigen haben – und durch die
  • Ablauforganisation – also die Regelung der Arbeits- und Informationsprozesse innerhalb der Aufbauorganisation des Unternehmens.

Ablauforganisation

Die Ablauforganisation kann definiert werden als Identifikation und Festlegung der Anordnung aller Arbeitsprozesse im Unternehmen unter Berücksichtigung von Personal, Sachmitteln, Raum und Zeit. Die Ablauforganisation zielt auf die Beherrschung einer komplexen Gesamtaufgabe ab bei gleichzeitiger
  • maximalen Kapazitätsauslastung,
  • minimaler Durchlaufzeit,
  • Erzielung von Kostenreduktion und
  • Qualitätssteigerung.
Das Vorgehen, eine Ablauforganisation zu erstellen, ist:
  1. Prozessanalyse
  2. Prozesssynthese
  3. Räumliche und zeitliche Anordnung von Prozessschritten und Prozessen

Das Ergebnis ist die Prozesslandschaft mit den Führungs-, Kern- und unterstützenden Prozessen im Unternehmen.

Eine Ablauforganisation kann durch räumliche (Arbeitsablauf-, Flussdiagramm, Sozio-, Simogramm) und zeitliche (Gantt-Diagramm, Eisenhower-Prinzip) Darstellungen visualisiert werden.

Aufbauorganisation

Die Aufbauorganisation kann definiert werden als Gestaltung der statischen Beziehungen zwischen Aufgaben und Ressourcen. Bei der Aufstellung einer Aufbauorganisation werden die Schritte Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese durchlaufen, um daraus die Struktur der Aufbauorganisation zu entwickeln. Diese wird im Allgemeinen grafisch als Organigramm dargestellt.

Aufgabenanalyse
In dem Schritt der Aufgabenanalyse wird eine Gliederung der unternehmerischen Gesamtaufgabe in Teil-Aufgaben und Aufgaben durchgeführt. Die Kriterien, wonach die Gliederung erfolgt, sind
  • Objekte (Produkte/Teilprodukte des Unternehmens),
  • Funktionen (Tätigkeiten innerhalb des Unternehmens),
  • Rang (anordnend vs. Ausführend),
  • Zweck (Kern- und Unter-Aufgaben) und
  • Phasen (z.B. Entwicklung, Produktion, Qualitätssicherung).

Aufgabensynthese
In dem Schritt der Aufgabensynthese werden eine Zusammenfassung kleinster Aufgaben zu zusammenhängenden Teilaufgaben und eine Gestaltung zwischen Aufgaben und Ressourcen durchgeführt. Aus dieser Basis werden Organisationseinheiten geschaffen, die als kleinste Einheit eine Stelle, als übergeordnete Einheit eine Instanz (i.e. Stelle mit Weisungsbefugnis) und letztendlich Abteilungen (i.e. Instanz + Stellen) definieren.

Organisationsentwicklung

Bei der Entwicklung der Organisation sollten einige Grundsätze beachtet werden.
  • Gleichgewichte schaffen zwischen
    • Stabilität (Ordnung, klare Regeln, Sicherheit) vs. Flexibilität (Änderungsbedarfe, Selbstbestimmung, Eigenverantwortung) und,
    • Zentralisation (Zusammenfassen gleichartiger Tätigkeiten, Minimierung Durchlaufzeiten, Kostenreduktion) vs. Dezentralisierung (Kundennähe, schnelle Reaktion)
  • Kongruenzprinzip
    Aufgabe muss zu den Befugnissen und der Verantwortung der Organisationseinheit passen.
  • Organisationswandel einplanen und ermöglichen
    Eine Organisation bleibt über die Zeit nicht konstant sondern unterliegt Veränderungen und entwickelt sich weiter. Hierbei durchlaufen Organisationen (nach Kurt Lewin) zyklisch bestimmte Phasen: Auftauen-Bewegen-Einfrieren. Eine anpassungsfähige, auf Einflüsse (interne und externe) reagierende Organisation wir auch als ‚lernende Organisation’ bezeichnet.

Organisationsformen

Für die Ablauforganisation haben sich mehrere Grundformen durchgesetzt.

Einliniensystem

Das Einliniensystem hat als Grundlage die Gliederung nach Funktionen. Die einzelnen Organisationseinheiten sind nach Funktionen aufgeteilt und es herrscht eine eindeutige Weisungsbefugnis, so dass jede Stelle genau eine Instanz hat.

Matrixorganisation (Mehrliniensystem)

Die Matrixorganisation hat als Grundlage die Gliederung nach Funktionen und zusätzlich nach Objekten (z.B. Produkt, Region, Kunde). Die einzelnen Organisationseinheiten sind weiterhin nach den Funktionen in der Linie eingeordnet, jedoch gibt es eine oder mehrere Instanzen mit Weisungsbefugnis.
Hierbei ist (meist) die Weisungsbefugnis so aufgeteilt, dass die disziplinarische Weisungsbefugnis (zuständig für Ziele, Weiterentwicklung und Aufgaben der Stelle) bei der Leitung der Linie (senkrechte Verbindung Stelle-Instanz) verbleibt, die fachliche Weisungsbefugnis (zuständig für die Vorgabe, was zu tun ist) aber auf die objektbezogene Leitung (waagerechte Verbindung Stelle-Instanz) übergeht. Die Matrixorganisation stellt eine Form des Mehrliniensystems dar.

Stabliniensystem

Das Stabliniensystem ist eine Erweiterung des Einliniensystems in der Form, dass einer Instanz (z.B. Geschäftsleitung, Hauptabteilungsleiter) eine (oder mehrere) Stelle(n) zugeordnet wird (werden). Solch eine Stabsstelle hat für die Instanz eine beratende Funktion oder hat eine besondere Aufgabe und hat keine Weisungsbefugnisse gegenüber den der Instanz untergeordneten Stellen.

Organisationsdokumentation

Um das organisatorische Know-how eines Unternehmens zu sichern, sollte ein Unternehmen über ein Organisationshandbuch verfügen. Zusätzlich dient das Organisationshandbuch als Grundlage für die Organisationsentwicklung (zusammen mit weiteren Handbüchern - wie PM-, QM-, Umwelt-, Sicherheitshandbuch - stellen sie das Management-/Unternehmenshandbuch dar).

Der Aufbau eines Organisationshandbuchs sollte folgende Abschnitte enthalten:
  • Allgemeiner Teil
    • Unternehmensziel,
    • Zweck der Unternehmung,
    • Grundhaltung,
    • Leitbild.
  • Organisatorischer Teil
    • Aufbauorganisation
      • Organigramm,
      • Stellenbeschreibungen,
      • Weisungsbefugnisse,
      • Verantwortungen.
    • Ablauforganisation
      • Prozesslandschaft,
      • Prozessbeschreibungen,
      • Verfahrensanweisungen,
      • Arbeitsanweisungen.
    • Administrativer Teil
      • Ordnungen (z.B. Parkplatz, Dienstreise, Unterschriften, etc.)
    • Anhang
      • AGB, Lagepläne, Glossar, Abkürzungsverzeichnis, etc.

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