Problemlösung (Technisches Kompetenzelement 1.08)

Problem

Probleme kennt jeder aus seinem Alltag. Was sind jedoch Probleme, wenn wir Sachverhalte als Probleme im Kontext des Projektmanagements bezeichnen?

Die Definition, Merkmale und Arten werden hier ebenso vorgestellt wie auch die Abgrenzung zu anderen Begriffen und – natürlich das Wichtigste zur Beseitigung von Problemen – der Problemlösungsprozess.

Foto: “No Problems Noted” von Mark Turnauckas lizensiert unter CC BY 2.0

Problem

Ein Problem im Sinne des Projektmanagements wird definiert als: „Soll-Ist Abweichung ohne Lösungsweg“. Das Problem besteht nun darin, den Ist-Zustand so abzuwandeln, dass der Soll-Zustand hergestellt wird. Warum ein Lösungsweg nicht vorhanden ist, kann unterschieden werden in:

  • Lösungsweg ist nicht bekannt oder
  • Lösungsweg ist nicht ‚begehbar’ (kann also nicht umgesetzt werden).

Merkmale

Um ein Problem auch als solches zu identifizieren, lassen sich Merkmale aufstellen, die eine Indikation geben, dass es sich um ein Problem handelt. Ein Problem:

  • hat Ursache(n) und Wirkung(en),
  • bezieht sich auf die Sichtweise des jeweiligen Betrachters,
  • hat eine bestimmte Größe (auch als Reichweite der Wirkung bezeichnet) und
  • hat eine Komplexität, die bewertet werden kann nach
    • Möglichkeit der Eingrenzbarkeit des Problems,
    • Art der Randbedingungen (statisch vs. Dynamisch),
    • Anzahl von Einflussparametern,
    • Anzahl der betroffenen Stakeholder.

Arten

Im Projektmanagement können sehr unterschiedliche Arten von Problemen auftreten.

  • Sachproblem: es handelt sich um ein Problem, welches in einer Sache begründet ist (z.B. Teilprodukte fehlerhaft hergestellt, Aufgabenstellung nicht lösbar).
  • Ressourcen-Problem: z.B. Ausfall eines Werkzeugs oder einer Maschine.
  • Personal-Problem: z.B. Kündigung eines Mitarbeiters des Projekt-Teams (kann auch als Ressourcen-Problem betrachtet werden).
  • Ziel-Problem: Abweichung von einem Projektziel oder –teilziel.
  • Team-Problem: z.B. Interessenskonflikt innerhalb des Projektteams, welches zu schlechter Kommunikation oder Streit im Team führt.
  • Erkenntnis-Problem: z.B. fehlendes Know-How.

Probleme können meist nicht scharf in eine der Arten kategorisiert werden sondern stellen viel mehr eine Mischung unterschiedlicher Arten dar.

Typen

Es gibt zwei Typen von Problem:

  • wohlstrukturiert: Elemente des Problems und der Lösungsweg sind bekannt,
  • schlechtstrukturiert: nicht alle Elemente des Problems sind bekannt, Problem folgt keinen klaren Regelen und der Lösungsweg ist unbekannt.

Verantwortlicher

Um eine schnelle und richtige Lösung des Problems zu erreichen, muss ein Verantwortlicher für die Problemlösung definiert werden. Dies kann – je nach Merkmal oder Art des Problems – ein Arbeitspaket-Verantwortlicher, der Projektleiter oder der Lenkungsausschuss sein.

Abgrenzung

Im Umfeld des Ausdrucks Problem gibt es noch einige weitere Begriffe, die im Alltagsgebrauch synonym mit Problem gebraucht werden. Daher ist eine Abgrenzung der Begriffe erforderlich, so dass ein einheitliches Verständnis der einzelnen Begriffe hergestellt wird.

Abweichung: stellt eine alltägliche (gemeint ist einfachen) Situation dar, die nicht eines besonderen Vorgehens bedarf, um einen Lösungsweg zu finden. Die Abweichung ist also eher kurzfristig, spontan und intuitiv auflösbar, um den Soll-Zustand zu erreichen.

Risiko: ein Risiko ist definiert als potenzielles Problem mit einer begrenzten Eintrittswahrscheinlichkeit. Es stellt ein mögliches Ereignis/Zustand in der Zukunft dar, welcher mit einem Schaden für das Projekt verbunden ist.

Konflikt: stellt ein auf Fakten, Meinungen oder Gefühlen basierendes Problem zwischen Personen dar, welches einhergeht mit einer hohen Emotionalität. Es handelt sich nicht um eine Soll-Ist Abweichung sondern um eine Diskrepanz zwischen einzelnen Standpunkten. Daher ist bei der zu findenden Lösung zentral, dass diese für alle Beteiligten akzeptabel ist, weniger geht es hierbei um ein Erreichen einer optimalen Lösung.

Krise: stellt ein einhergehend mit sehr hoher Emotionalität komplexes Problem dar, welches sich als scheinbar aussichtslos offenbart.

Katastrophe: stellt ein existenzbedrohendes Problem dar.

Problemlösungsprozess

Treten im Projekt Probleme auf, so stellen diese eine Herausforderung dar, eine Lösung zu finden, um Projektziele dennoch zu erreichen. Das Vorgehen hierzu beschreibt der systematische Problemlösungsprozess.

Der Lösungsprozess ist in vier Phasen gegliedert, in denen einzelne Schritte und Aufgaben durchzuführen sind.
  1. Problem erkennen und identifizieren
  2. Problembeschreibung erstellen
    (was, was nicht, wer ist betroffen (nicht wer ist schuld!!!), wie, welche)
  3. Ziel der Problemlösung festlegen
  4. Situationsanalyse durchführen
  5. Ursachenanalyse präzise ausarbeiten
  1. Lösungen erarbeiten
    (mit Hilfe von (Kreativitäts-)Methoden und in verschiedenen Ausprägungen: beste Lösung, akzeptable Lösung, Minimallösung)
  2. Lösungen systematisch bewerten
    (z.B. Nutzwertanalyse, SWOT-Analyse, Paarweiser Vergleich)
  3. Auswahl der umzusetzenden Lösung und Entscheidung
  1. Aktionsplan erstellen
    (To-Do-Liste (was, wer, bis wann)
  2. Umsetzung der Lösung
    (schnell; Status der Umsetzung feststellen; dokumentieren; kommunizieren)
  3. Wirkungskontrolle durchführen
  4. Lessons Learned
    (für die Weiterentwicklung des Problemlösungsprozesses)

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