Grundlagen Kompetenzbasiertes Projektmanagement

Projekt und Management - Projektmanagement

Bevor ich auf die einzelnen Kompetenzelemente des Projektmanagements eingehe, soll erst definiert werden, wie Projekt, wie Management und schließlich wie der zusammengesetzte Begriff Projektmanagement überhaupt im Kompetenzbasierten Projektmanagementansatz der GPM / IPMA zu verstehen ist.

Projekt

Die DIN 69901 (‚Projektmanagement; Projektmanagementsysteme’) definiert Projekt als „Vorhaben, das im Wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist“. Dass hierbei auf die ‚Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit’ abgezielt wird, zeigt, dass durchaus bekannte und/oder wiederkehrende Elemente vorhanden sein können, die Gesamtheit sich aber unterscheidet von einem vorherigen Vorhaben. So ist z.B. jeder Hausbau immer in seiner ‚Gesamtheit’ unterscheidbar von einem anderen, gleichen Hausbau, allein schon dadurch, dass die Örtlichkeit eine andere ist.

Weitere Kriterien, die ein Projekt ausmachen, sind:

  • klare Zielstellung,
  • begrenzte Rahmenbedingungen in Form von Zeit, Budget und/oder Ressourcen,
  • Teamarbeit ist notwendig (also nicht eine Aufgabe, die durch eine Person vollumfänglich gelöst werden kann) sowie
  • eine projektspezifische Organisation für die Dauer des Projekts.
  • Optional: unternehmens- bzw. kontext-spezifische Definition eines Projekts – vor dem Beginn eines Projekts ist zu klären, was in einem bestimmten Unternehmen bzw. Umfeld als Projekt verstanden und wie ein solches abgearbeitet wird (üblicherweise in einem Projektmanagement-Handbuch zu finden).

Projektarten

Projekte können in Projektarten klassifiziert werden. Die einzelnen Projektarten haben dabei ähnlichen Projektcharakter, so dass die Bearbeitung der Projekte innerhalb gleicher Projektarten ähnliche Abläufe aufweisen können. Die Einteilung in eine Projektart soll somit die Bearbeitung des Projekts erleichtern bzw. einen Hinweis auf eine Struktur oder Vorgehen bei der Abarbeitung geben.

Sogenannte Dimensionen helfen bei der Einteilung in Projektarten.

DimensionProjektart
Auftraggeberextern
intern
ProjektorganisationStab
Matrix
rein / autonom
Steuerungstechnikagil
technokratisch
InhaltInvestitionsprojekt
Organisationsprojekt
Forschungs- und Entwicklungsprojekt
Business Valuestrategisch
taktisch
Relative NeuartigkeitRoutine-Projekt
(Zweck: bekannt; Technologie: bekannt)
Fachprojekt
(Zweck: mittel; Technologie: mittel)
Innovationsprojekt
(Zweck: unbekannt; Technologie: unbekannt)
KomplexitätTechnikprojekt
(Techn. Kompl.: niedrig; Soziale Kompl.: niedrig)
Akzeptanzprojekt
(Techn. Kompl.: niedrig; Soziale Kompl.: hoch)
Potentialprojekt
(Techn. Kompl.: hoch; Soziale Kompl.: niedrig)
Pionierprojekt
(Techn. Kompl.: hoch; Soziale Kompl.: hoch)
Geografienational
international
Projektgrößeklein
mittel
groß

Management

Der Begriff Management ist in der DIN 69901 nicht explizit definiert. Daher greife ich hier auf die Definition nach Litke (Buchtitel: ‚Projektmanagement’) zurück. „Management ist ein eindeutig identifizierbarer Prozess, bestehend aus den Phasen Planung, Organisation, Durchführung und Kontrolle, der über den Einsatz von Menschen zur Formulierung und Erreichung von Zielen führt“.

Management hat also demnach zu tun mit den Führungsfunktionen

  • Planung, also einer vorausschauenden Koordination und einer Steuerung sowie
  • Kontrolle, also einer Feedback-Koordination und einer Regelung.

Regelkreis Führungsfunktionen

Ausgehend von dem allgemeinen Regelkreis aus dem Bereich der Kybernetik (Regelungstechnik, i.e. Wissenschaft der Steuerung und Regelung von Maschinen, lebenden Organismen und sozialen Organisationen) wurde dieses Modell auch auf die Führung von Mitarbeitern übertragen.

Allgemeiner Regelkreis

Regelkreis der Führung

Führung zeichnet sich also im Vergleich zu Management in dem zu den Managementaufgaben Hinzukommen der Aufgabe der Festlegung der Ziele aus. Anders formuliert könnte man sagen, dass die Führungskraft auch die Entscheidung trifft, was gemacht wird, die Managementaufgabe für die Durchsetzung der Entscheidungen, also dem ‚wie’, verantwortlich ist.

Führungskraft: macht die richtigen Dinge,
Manager: macht die Dinge richtig.

Management Ausprägungen

Management ist in einem Unternehmen vorzufinden

  • als Institution:
    ist geprägt durch Hierarchiestufen und deren Weisungsbefugnisse gegenüber den ausführenden Stellen
  • als Funktion:
    ist ausgerichtet an den Phasen des betrieblichen Handelns und beschreibt die Managementaufgaben als Querschnittsfunktion, die im Rahmen der Führung und Lenkung eines Unternehmens durchzuführen ist. Unterschieden wird hierbei nach personenbezogenen Komponenten, der Personalführung, und sachbezogenen Komponenten, dem Planen, Organisieren und Kontrollieren.

Als Methoden des Managements kann unterschieden werden in

  • managed by delegation: hierbei werden Verantwortungen und Entscheidung an Mitarbeiter weitergegeben
  • managed by objectives: es werden Ziele definiert und heruntergebrochen, so dass Aufgaben und Verantwortlichkeiten anhand der Ziele festgelegt sind. Die Art der Erreichung der Ziele wird nicht vorgegeben, es wird das Erreichen der Ziele kontrolliert.
  • managed by exceptions: das Management greift nur bei Abweichungen oder außerordentlichen Entscheidungen ein, regelmäßige Entscheidungen liegen bei den Mitarbeitern
  • managed by projects: die Unternehmensaufgaben werden in Projekte gegliedert und Entscheidungen sind in der jeweiligen Projektorganisation zu treffen.

Projektmanagement

Nun also zur Definition Projektmanagement nach DIN 69901: „Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initialisierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“ Ergänzend könnte noch hinzugefügt werden, dass die oben beschriebene Gesamtheit nicht nur zur Abwicklung eines Projektes dient, sondern auch

  • zur Erreichung der Projektziele
  • unter den vorgegebenen Randbedingungen (Zeit, Budget und Ressourcen),
  • unter Einsatz aller Führungsfunktionen (Planen, Überwachen, Steuern, Organisieren) und unter
  • situativer Nutzung von
    • Führungskonzepten,
    • Führungsstilen und
    • Koordinationsformen (Hierarchie, Selbstbestimmung, Programme und Regeln, Pläne/Planung).

In der Vielfalt der möglichen Projektmanagement-Lösungen für ein individuelles Projekt besteht die Herausforderung für den Projektmanager darin, die optimale Kombination des Vorgehens, der Methoden, der Projektorganisation und der Führungskonzepte zu finden. Eine Hilfestellung zur Anwendung in allen Projektmanagementbereichen ist durch die DIN-Normenreihe 69901 unter dem Haupttitel „Projektmanagement; Projektmanagementsysteme“ erstellt worden. Diese Hilfestellung kann natürlich nicht in ihrer Ganzheit auf jedes Projekt übertragen werden, so dass der Projektmanager sich bei der Bearbeitung eines Projekts an die DIN 69901 anlehnen kann, jedoch immer wird Anpassungen vornehmen müssen.

Foto: “Definition of blog” von Doug Belshaw lizensiert unter CC BY 2.0

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