Ablauf und Termine I (Technisches Kompetenzelement 1.11b)

Zweck und Vorgehen

Auf Basis des Phasenplans und der Projektstrukturierung - mit dem Ergebnis des Projektstrukturplans - wird in der Ablauf- und Terminplanung weiter detailliert, um die Handlungen im Projekt planbar zu machen.

Durch die Reihenfolge der Abläufe ergibt sich ein erster Ablaufplan und nach Berücksichtigung der Verfügbarkeit von Ressourcen schließlich auch ein erster Terminplan.

Foto: “The Catch” von Taylor Hand lizensiert unter CC BY-SA 2.0

Zweck der Ablauf- und Terminplanung

Mit der Ablauf- und Terminplanung wird die Komplexität des Projekts weiter heruntergebrochen. Es werden konkrete Aufgaben und Verbindlichkeiten sowie deren Abläufe festgelegt. Durch die Festlegung der Reihenfolge der Abläufe sowie deren Ressourcenbedarfe wird eine Koordination der Abläufe ermöglicht.

Der so entstandene Ablauf- und Terminplan ermöglicht nun auch eine Optimierung, wodurch Laufzeiten gekürzt, Kosten reduziert und Alternativen analysiert werden können.

Vorgehen zur Erstellung des Ablauf- und Terminplans

Die Arbeitspakete des PSP werden heruntergebrochen zu Vorgängen.
Die Beziehungen und/oder Abhängigkeiten unter den einzelnen Vorgängen führen zu einer Sachlogik, in der die Vorgänge miteinander/hintereinander verknüpft werden. Der so erzeugte erste Ablaufplan zeigt,
  • welche Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen bestehen,
  • wie die Vorgänge ausgeführt werden sollen (nacheinander, parallel, überlappend, unabhängig) und
  • ob/welche Zeitabstände zwischen den einzelnen Vorgängen notwendig sind.

Durch Aufwandsabschätzung wird den Vorgängen eine Durchführungsdauer zugeteilt und durch Berücksichtigung des (Unternehmens-) Kalenders eine terminliche Einordnung durchgeführt.

Hierdurch entsteht die erste Version des Terminplans.

Die Zuordnung von Ressourcen (Personal, Maschinen, Werkzeuge, Material) und die Berücksichtigung der jeweiligen Ressourcen-Kalender führen zu einer neuen Version des Terminplans, in der somit auch die Knappheit von Ressourcen berücksichtigt ist.

Durch die Ressourcen-Zuordnung kommt es häufig zur Verschiebung des Projektendtermins. Im Zuge der Optimierung erfolgt eine Abstimmung mit den Projektbeteiligten, insbesondere mit den Ressourcen-Ownern (z.B. Abteilungsleiter).

Die Ressourcen-Verfügbarkeiten werden geprüft und hinterfragt und es können verschiedene Varianten möglicher Abläufe gerechnet werden, um deren Einflüsse auf Kosten, Projektendtermin und Leistung zu erkennen (dies geschieht normalerweise mit EDV-Unterstützung).

Der durch die Optimierung entstandene Ablauf- und Terminplan wird vom Projektleiter den Entscheidungsträgern für das Projekt (z.B. Auftraggeber, Geschäftsführung, Leitungsausschuss) vorgelegt, um diesen zu verabschieden.

Ist dieser verabschiedet, stellen die im Ablauf- und Terminplan festgehaltenen Termine die verbindlichen Soll-Termine für das Projekt und somit für alle Projektbeteiligten dar.

Mit der Verabschiedung des Ablauf- und Terminplans geht dieser in einen kontinuierlichen Prozess über, in dem eine Überwachung und Steuerung des Projektablaufs und der Termine durchgeführt wird (siehe Änderungsmanagement).

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